引言

2004年3月，作者在成為一名Adelphi大學(xué)圖書(shū)館的采訪(fǎng)館員，開(kāi)始從事文獻(xiàn)資源建設(shè)工作。這所大學(xué)是一所私立大學(xué)，她包括經(jīng)濟(jì)、教育、護(hù)理、心理和社會(huì)等五個(gè)學(xué)院，提供豐富多樣的人文科學(xué)課程供大學(xué)生選擇。作為一所Carnegie Doctoral Research University，Adelphi大學(xué)同時(shí)制定有Bal/SGC大學(xué)生教學(xué)計(jì)劃和Doc/Prof研究生教學(xué)計(jì)劃。全校共有全日制本科生4930人、研究生3403人（大部分是非全日制），折合FTE為6600。學(xué)校主要校區(qū)位于紐約的Garden City，另外還有Manhattan, Hauppauge 和Hudson Valley等幾個(gè)分部。
Adelphi大學(xué)圖書(shū)館館藏有約667000冊(cè)紙本圖書(shū)、805000份縮微格式資料和30000條視聽(tīng)目錄，還訂有1600種紙本期刊雜志，以及166個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)的27000種特色各異的全文電子期刊。圖書(shū)館12位全職采訪(fǎng)館員負(fù)責(zé)20個(gè)指定學(xué)院的學(xué)科聯(lián)系，配合教學(xué)人員選購(gòu)相應(yīng)學(xué)科的各種類(lèi)型文獻(xiàn)資源。其中，所有專(zhuān)論性資源目前均為訂單訂購(gòu)，沒(méi)有采用綱目 。
近年來(lái)，Adelphi大學(xué)正處于一個(gè)積極的轉(zhuǎn)型期，批準(zhǔn)的用于圖書(shū)館文獻(xiàn)資源建設(shè)的預(yù)算的年度增長(zhǎng)超過(guò)預(yù)期的通貨膨脹率，或者與之持平。然而，與大多數(shù)學(xué)術(shù)型機(jī)構(gòu)類(lèi)似，由于經(jīng)費(fèi)預(yù)算額度的有限，圖書(shū)館并不能夠購(gòu)買(mǎi)期望的所有文獻(xiàn)資源。緩和這種矛盾的途徑之一是要求采訪(fǎng)館員制定出一種合理的文獻(xiàn)資源預(yù)算方法。盡管目前還沒(méi)有明確成文的文獻(xiàn)資源建設(shè)策略，圖書(shū)館積極配合各院系和研究所的學(xué)位教學(xué)計(jì)劃，采選和收藏相應(yīng)深度和廣度的各類(lèi)文獻(xiàn)資源，來(lái)實(shí)現(xiàn)學(xué)校的教學(xué)目標(biāo)。學(xué)校行政主管部門(mén)根據(jù)圖書(shū)、連續(xù)出版物、報(bào)刊雜志、縮微資料、非紙本和電子等不同文獻(xiàn)資源類(lèi)型制定總的經(jīng)費(fèi)預(yù)算分配后，在此基礎(chǔ)上，由圖書(shū)館負(fù)責(zé)各學(xué)科最終的經(jīng)費(fèi)預(yù)算。特殊情況下，圖書(shū)館可以根據(jù)實(shí)際采訪(fǎng)需求適當(dāng)?shù)貙?duì)學(xué)校制定的經(jīng)費(fèi)預(yù)算分配做一定的修改。雖然有每一指定學(xué)科分類(lèi)的經(jīng)費(fèi)預(yù)算可以作為進(jìn)行文獻(xiàn)資源學(xué)科采訪(fǎng)的依據(jù)，但由于沒(méi)有詳細(xì)的采購(gòu)經(jīng)費(fèi)分配，學(xué)科采訪(fǎng)人員對(duì)目前和近年來(lái)他們采訪(fǎng)文獻(xiàn)的金額仍然是一無(wú)所知。
如何確定經(jīng)費(fèi)預(yù)算分配絕不是一個(gè)輕松的活兒，它是文獻(xiàn)資源建設(shè)的基本任務(wù)，采訪(fǎng)的優(yōu)先權(quán)充分反映在各學(xué)院的經(jīng)費(fèi)分配上面。在沒(méi)有正式的可以依據(jù)的文獻(xiàn)資源建設(shè)發(fā)展政策的情況下，采訪(fǎng)經(jīng)費(fèi)的分配必然反映圖書(shū)館將來(lái)的館藏意圖。這樣，決定采用何種分配方法，最終還是取決于一個(gè)既有宏觀(guān)的采訪(fǎng)指導(dǎo)原則又有具體的學(xué)科級(jí)別水平的文獻(xiàn)資源建設(shè)政策。但是，為了了解經(jīng)費(fèi)預(yù)算分配的變化可能對(duì)當(dāng)前采購(gòu)模式的影響，作為一種經(jīng)驗(yàn)總結(jié)和工作回顧，也有必要重新整理近三年來(lái)文獻(xiàn)資源采購(gòu)經(jīng)費(fèi)分配的情況。另外，圖書(shū)館采訪(fǎng)機(jī)制和流程的更新也有利于采訪(fǎng)人員進(jìn)一步地確定合理的購(gòu)買(mǎi)計(jì)劃及其經(jīng)費(fèi)分配。
圖書(shū)館的經(jīng)費(fèi)預(yù)算也應(yīng)充分反映Adelphi大學(xué)是一所中等規(guī)模的綜合性大學(xué)的現(xiàn)狀，應(yīng)主要為其教學(xué)任務(wù)提供文獻(xiàn)信息支持和保障。這個(gè)預(yù)算也應(yīng)簡(jiǎn)單實(shí)用容易操作，清楚明白便于財(cái)務(wù)管理，可以反映學(xué)校當(dāng)前和預(yù)期的課程計(jì)劃和目標(biāo)。另外，合理的采訪(fǎng)經(jīng)費(fèi)預(yù)算方案也應(yīng)留有一定的彈性機(jī)制，以考慮以下不同因素的變化，如經(jīng)濟(jì)條件、購(gòu)買(mǎi)策略、課程變化、規(guī)劃需求，以及各類(lèi)文獻(xiàn)資源的評(píng)估與評(píng)定、各學(xué)科的出版發(fā)行模式與成本核算，專(zhuān)業(yè)論著和叢書(shū)的依賴(lài)程度、用戶(hù)數(shù)量和利用圖書(shū)館的情況等等。

?文獻(xiàn)述評(píng)
關(guān)于圖書(shū)館經(jīng)費(fèi)預(yù)算的許多文獻(xiàn)資源已超過(guò)10年以上。盡管技術(shù)改變了圖書(shū)館的采購(gòu)模式，根據(jù)學(xué)科進(jìn)行經(jīng)費(fèi)預(yù)算分配依然有效。文獻(xiàn)資源的調(diào)查評(píng)估表明，基本的經(jīng)費(fèi)預(yù)算分配方法還是依據(jù)歷史的數(shù)據(jù)，或者是采用一套計(jì)算公式。例如，ACRL學(xué)術(shù)型圖書(shū)館預(yù)算程式CLIP Note #22(Tuten and Jones, 1995)中簡(jiǎn)要地列出了一些小型圖書(shū)館采用的分配方法。對(duì)上述兩種經(jīng)費(fèi)預(yù)算方法（依據(jù)歷史的數(shù)據(jù)，或者是采用一套計(jì)算公式）進(jìn)行綜合評(píng)估表明，增加一定年增長(zhǎng)率的歷史先例法是不足取的。因?yàn)檫@種預(yù)算分配方法傾向于過(guò)去占大份額的院系和采訪(fǎng)人員，從而導(dǎo)致文獻(xiàn)資源的一種不平衡分布。對(duì)其他一些學(xué)術(shù)型圖書(shū)館采用的多種經(jīng)費(fèi)分配公式進(jìn)行考察，其操作仍然依賴(lài)于歷史先例，存在一些不確定性偏差。但是這些經(jīng)費(fèi)分配公式之中似乎包含某些共同的因素，反映了院系規(guī)模（如教師和學(xué)生人數(shù)，F(xiàn)TE，學(xué)時(shí)，課程設(shè)置，專(zhuān)業(yè)數(shù)量等）、各學(xué)科文獻(xiàn)資源的范圍、使用和需求（資源數(shù)量，收藏級(jí)別水平，流通率，ILL統(tǒng)計(jì)和需求）、出版發(fā)行因素（各學(xué)科文獻(xiàn)資源的平均開(kāi)銷(xiāo)，該領(lǐng)域出版物數(shù)量）。這些文獻(xiàn)資源經(jīng)費(fèi)分配公式中，一些方法采用加權(quán)變量，一些方法僅用于專(zhuān)業(yè)論著和期刊的經(jīng)費(fèi)預(yù)算，還有一些方法只是對(duì)預(yù)算增長(zhǎng)率進(jìn)行分配。
對(duì)文獻(xiàn)資源預(yù)算每一個(gè)計(jì)算公式中的影響因素和過(guò)程步驟做進(jìn)一步的分析表明，這些預(yù)算公式往往導(dǎo)向預(yù)期的結(jié)論而不是一個(gè)公正、客觀(guān)的資源分配模式。而且，使用流通率、館際互借統(tǒng)計(jì)等變量反映圖書(shū)館的利用率也不夠合理，因?yàn)閱渭兏鶕?jù)這些影響變量進(jìn)行決策將導(dǎo)致圖書(shū)館未來(lái)文獻(xiàn)資源的不平衡。以上這些統(tǒng)計(jì)可以反映出在哪些方面讀者的文獻(xiàn)資源信息需求未得到滿(mǎn)足，或者反映出以往的不合理的經(jīng)費(fèi)分配所造成的不平衡的結(jié)果，根據(jù)這些數(shù)據(jù)將使用率低的文獻(xiàn)剔除并進(jìn)行館藏補(bǔ)缺贏(yíng)得未來(lái)流通率的上升。正如Ochola (2002)指出，某一子類(lèi)館藏的利用率不高，同時(shí)館際互借率也沒(méi)有較大增長(zhǎng)，往往是由于圖書(shū)過(guò)時(shí)沒(méi)有太大的研究?jī)r(jià)值，或者有其他格式的文獻(xiàn)資源（教材、期刊、電子資源）替代，或者是由于通過(guò)正常途徑無(wú)法提供某些備選的資源信息。
但是，尋求一種既能從整體上反映學(xué)校對(duì)每一院系的經(jīng)費(fèi)支持，又能反映目前大多數(shù)經(jīng)費(fèi)分配方法中的影響因素的文獻(xiàn)資源經(jīng)費(fèi)預(yù)算公式，還有待于進(jìn)一步地調(diào)查和研究。Genaway (1986)引入基于百分比率分配的概念和方法（簡(jiǎn)稱(chēng)PBA），使得圖書(shū)館分配給各個(gè)學(xué)科的經(jīng)費(fèi)預(yù)算百分比率相應(yīng)地與學(xué)校分配給各院系的教學(xué)和科研經(jīng)費(fèi)預(yù)算百分比率保持一致。這種文獻(xiàn)資源經(jīng)費(fèi)預(yù)算方法既反映了學(xué)校的課程設(shè)置，也間接地考慮了當(dāng)前大多數(shù)預(yù)算公式中許多影響因素，如教師人數(shù)、學(xué)生課時(shí)、教學(xué)規(guī)劃、課程水平級(jí)別和FTE等等。作者特別推薦那些中小型、非研究型學(xué)術(shù)性圖書(shū)館采用這一PBA方法，預(yù)算包括各種格式的文獻(xiàn)資源信息（教材、期刊、縮微膠片、非紙本資源）。這樣，預(yù)算分配的結(jié)果可以讓圖書(shū)館更好地滿(mǎn)足那些不僅僅局限于利用單一類(lèi)型資源的院系的需求(Genaway, 1986)。
2002年8月的IFLA會(huì)議上，Wanda Dole發(fā)表了一篇關(guān)于PBA方法在文獻(xiàn)資源預(yù)算中的應(yīng)用與比較分析的文章，選用的典型是二種不同類(lèi)型圖書(shū)館，包括一所規(guī)模較大的學(xué)術(shù)性大學(xué)(SUNY at Stony Brook)和一個(gè)規(guī)模較小的綜合性大學(xué)(Washburn University, Topeka)。文章的結(jié)果與Genaway的預(yù)期值有所不同，主要在于PBA方法對(duì)于規(guī)模較大的Stony Brook也有效適用，雖然對(duì)其90年代一個(gè)五年計(jì)劃的采訪(fǎng)預(yù)算需要做一個(gè)簡(jiǎn)單的修正。對(duì)于Washburn大學(xué)，由于制度不容許改變現(xiàn)行預(yù)算分配方式，以及難以獲得不同學(xué)科準(zhǔn)確的期刊經(jīng)費(fèi)分配數(shù)據(jù)，PBA方法的有效應(yīng)用存在一定的難度。但是，通過(guò)PBA方法在這典型二種不同類(lèi)型學(xué)術(shù)性大學(xué)中的試驗(yàn)應(yīng)用，作者（Wanda Dole）揭示出一定的參考意義，即這種方法對(duì)于圖書(shū)館不同類(lèi)型資源（如參考資料、特殊文獻(xiàn)資源和地圖等）的經(jīng)費(fèi)分配并不總是適用，盡管PBA在一定程度上為確定圖書(shū)館預(yù)算分配的不平衡、不公正提供了一個(gè)出發(fā)點(diǎn)，但是這種方法沒(méi)有考慮到不同學(xué)科的出版發(fā)行情況、資源成本、以及讀者對(duì)圖書(shū)館文獻(xiàn)利用率的影響。為了減少改變經(jīng)費(fèi)預(yù)算所帶來(lái)的影響，保證任意年度每一學(xué)科的經(jīng)費(fèi)預(yù)算分配的變動(dòng)范圍控制在百分之十以?xún)?nèi)。因此，盡管PBA方法提供了一種文獻(xiàn)經(jīng)費(fèi)預(yù)算分配的根據(jù)，職業(yè)的判斷仍然是必不可少的重要一環(huán)(Dole, 2003)。
一些結(jié)合自身經(jīng)歷討論預(yù)算分配的論文作者常常引用Charles Lowry（1992）的這篇關(guān)于預(yù)算模式和經(jīng)費(fèi)分配的重要文章。文章（Charles Lowry，1992）的一個(gè)主要觀(guān)點(diǎn)是，一個(gè)預(yù)算分配公式越復(fù)雜，收集必要的數(shù)據(jù)就越困難，解釋起來(lái)也就越有難度。文章同時(shí)強(qiáng)調(diào)，一個(gè)預(yù)算分配公式并不能適用于整個(gè)全部的預(yù)算分配，在實(shí)際應(yīng)用一個(gè)經(jīng)費(fèi)分配公式時(shí)，應(yīng)該預(yù)留足夠的額度滿(mǎn)足如參考資料、特殊文獻(xiàn)類(lèi)型資源的需求。
如果一個(gè)學(xué)術(shù)型圖書(shū)館（如Adelphi大學(xué)圖書(shū)館）準(zhǔn)備建立一個(gè)既自己滿(mǎn)意，又反映學(xué)校教育目標(biāo)、辦學(xué)特色、以及課程和學(xué)科設(shè)置的平衡的文獻(xiàn)資源信息保障模式，那么，采用Genaway的PBA方法，加上Dole的警示以及Lowry的洞察，似乎可以提供一個(gè)對(duì)院系和行政主管機(jī)構(gòu)都是無(wú)懈可擊的、合理的、簡(jiǎn)單的、公正的和一流的預(yù)算解決方案。因此，就學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)如何分配文獻(xiàn)預(yù)算經(jīng)費(fèi)而言，PBA方法確實(shí)可以作為一個(gè)實(shí)用工具應(yīng)用到整個(gè)館藏建設(shè)。

實(shí)例分析
2004年6月，Adelphi大學(xué)圖書(shū)館館長(zhǎng)批準(zhǔn)同意應(yīng)用PBA方法進(jìn)行文獻(xiàn)資源的經(jīng)費(fèi)預(yù)算分配。由館長(zhǎng)從學(xué)校財(cái)務(wù)辦公室得到包含有各個(gè)院系部門(mén)教育和科研經(jīng)費(fèi)預(yù)算的總電子表格。第一步，由各院系的經(jīng)費(fèi)預(yù)算除以全?？偟念A(yù)算額度（當(dāng)然不包括圖書(shū)館），得到這個(gè)學(xué)院的經(jīng)費(fèi)在全?？偟念A(yù)算中所占的百分比率。
接著，將圖書(shū)館文獻(xiàn)經(jīng)費(fèi)預(yù)算分成一般經(jīng)費(fèi)（非院系部門(mén)）和院系部門(mén)經(jīng)費(fèi)兩個(gè)部分。首先確定和預(yù)留非院系部門(mén)的一般經(jīng)費(fèi)的經(jīng)費(fèi)預(yù)算額度，保證用于購(gòu)置縮微資料、參考資料、圖書(shū)館學(xué)、置換裝訂、地圖、學(xué)校專(zhuān)款（如用于某些特藏）、以及捆綁購(gòu)買(mǎi)的資源和電子資源等等。其中，將電子資源歸入一般經(jīng)費(fèi)預(yù)算范圍主要是基于這種形式的資源與傳統(tǒng)的紙本文獻(xiàn)資源的相似之處而做出的考慮。一般經(jīng)費(fèi)預(yù)算的確定取決于前一年的館藏經(jīng)費(fèi)支出和預(yù)估的通貨膨脹率。
然后從圖書(shū)館總的文獻(xiàn)資源預(yù)算額度中減去非院系部門(mén)的經(jīng)費(fèi)預(yù)算額度（即一般文獻(xiàn)經(jīng)費(fèi)預(yù)算額度），同時(shí)保留院系部門(mén)文獻(xiàn)資源經(jīng)費(fèi)預(yù)算額度的百分之五作為應(yīng)急資金，剩余的院系文獻(xiàn)預(yù)算額度按照學(xué)校決定的PBA百分比率全部分配給各個(gè)不同的院系和部門(mén)，并與過(guò)去三年內(nèi)其相應(yīng)學(xué)科的文獻(xiàn)資源經(jīng)費(fèi)額度的平均值進(jìn)行比較分析。若過(guò)去三年內(nèi)某學(xué)科的文獻(xiàn)資源經(jīng)費(fèi)額度所占比率大于其PBA百分比率，可以將前者減去小于百分之十的比例作為該學(xué)科領(lǐng)域經(jīng)費(fèi)預(yù)算的最后分配。與之相反，若過(guò)去三年內(nèi)某學(xué)科的文獻(xiàn)資源經(jīng)費(fèi)額度所占比率小于其PBA百分比率，可以將前者增加不超過(guò)百分之十的比例作為這個(gè)學(xué)科的經(jīng)費(fèi)預(yù)算分配。以上學(xué)科分配的經(jīng)費(fèi)預(yù)算范圍包括期刊 、連續(xù)出版物、非紙本資源、專(zhuān)業(yè)論著等等。 因此，由于圖書(shū)供應(yīng)商預(yù)付款協(xié)議與院系部門(mén)要求不一致，而確定的對(duì)期刊和連續(xù)出版物承諾的任何 費(fèi)用將不占有總的部門(mén)預(yù)算的分配額度，即應(yīng)從總的部門(mén)預(yù)算額度中減去這一部分費(fèi)用。這樣，各院系可以用剩余的部門(mén)預(yù)算額度來(lái)購(gòu)買(mǎi)專(zhuān)著和非紙本資源。從而，不同學(xué)科領(lǐng)域的文獻(xiàn)經(jīng)費(fèi)預(yù)算被歸并到相應(yīng)的經(jīng)費(fèi)預(yù)算編碼表，形成最終的預(yù)算方案。作為指南，各院系部門(mén)不同領(lǐng)域的經(jīng)費(fèi)預(yù)算編碼可以指定為采訪(fǎng)人員熟悉的國(guó)會(huì)圖書(shū)館的圖書(shū)分類(lèi)號(hào)。然而，經(jīng)費(fèi)預(yù)算編碼表可能依據(jù)最初有此需求的院系的要求被指派與分配，并不是根據(jù)學(xué)科內(nèi)容，最終決定經(jīng)費(fèi)預(yù)算編碼的是文獻(xiàn)資源的最終使用方。在一些跨學(xué)科領(lǐng)域（如婦女研究或者區(qū)域研究），或者當(dāng)國(guó)會(huì)圖書(shū)館的分類(lèi)號(hào)不能充分揭示某一具體院系的情況下，學(xué)科采訪(fǎng)館員將初步評(píng)估潛在的資源信息，并轉(zhuǎn)交給最恰當(dāng)?shù)脑合祱D書(shū)館聯(lián)絡(luò)人。
雖然轉(zhuǎn)讓和捐贈(zèng)也可以看成是對(duì)院系部門(mén)文獻(xiàn)資源支持的一部分，但由于通過(guò)這些途徑與形式獲得的信息資源主要起到豐富部門(mén)館藏的作用，故而應(yīng)用PBA方法的時(shí)候并不考慮這些因素。表1簡(jiǎn)要給出了主要的經(jīng)費(fèi)預(yù)算分配方法。

表1?? 文獻(xiàn)資源的預(yù)算分配

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從表中可以看出，有幾個(gè)院系和部門(mén)（如藝術(shù)/攝影，語(yǔ)言/外國(guó)研究，政治科學(xué)）的學(xué)校經(jīng)費(fèi)預(yù)算分配的百分比率PBA正好與圖書(shū)館的實(shí)際平均經(jīng)費(fèi)開(kāi)銷(xiāo)的百分比率相當(dāng)接近。只有社會(huì)服務(wù)研究所的圖書(shū)館經(jīng)費(fèi)預(yù)算分配的百分比率略微大于學(xué)校經(jīng)費(fèi)預(yù)算分配的百分比率PBA。盡管由于某些的學(xué)科對(duì)一些特定的價(jià)格高昂的期刊的需求導(dǎo)致相對(duì)其“相應(yīng)”的份額有所增加，應(yīng)用PBA方法可以抑制其過(guò)分增長(zhǎng)的預(yù)算分配額度，使得相應(yīng)院系的教職人員得以更加審慎地看待其對(duì)文獻(xiàn)資源的需求。對(duì)于期刊的征訂，每年都可以征詢(xún)?cè)合档脑u(píng)估意見(jiàn)，但總要保證每一份新增的期刊定購(gòu)與每一條撤訂的目錄相對(duì)應(yīng)，以保持期刊總量的一致。如果堅(jiān)持征訂新的期刊，但又實(shí)在無(wú)法撤訂任何已有的期刊，那么其相應(yīng)的經(jīng)費(fèi)渠道可以通過(guò)壓縮其他類(lèi)型文獻(xiàn)資源（如專(zhuān)論、連續(xù)出版物、非紙本資源）的經(jīng)費(fèi)預(yù)算來(lái)實(shí)現(xiàn)。
另外，作為應(yīng)急資金的預(yù)留的院系部門(mén)經(jīng)費(fèi)預(yù)算的百分之五，可以用來(lái)補(bǔ)償通貨膨脹率的波動(dòng)以及不同領(lǐng)域?qū)W科的出版發(fā)行量的變化與差異等因素所帶來(lái)的影響。文獻(xiàn)資源建設(shè)委員會(huì)在每月的例行會(huì)議上，都要對(duì)那些大筆額度的開(kāi)銷(xiāo)以及預(yù)算額度已用完的學(xué)科領(lǐng)域進(jìn)行討論和投票表決。
2004/2005財(cái)政年度（從2004年9月1日到2005年8月31日）的經(jīng)費(fèi)預(yù)算已經(jīng)及時(shí)制定完成，并散發(fā)給所有的采訪(fǎng)人員以待實(shí)施。這樣，一方面可以讓其知道自己控制的經(jīng)費(fèi)分配額度，另一方面，也可以使采訪(fǎng)人員知道其他學(xué)科領(lǐng)域的經(jīng)費(fèi)預(yù)算。這種透明度對(duì)于圖書(shū)館與行政主管部門(mén)的配合好像也是很有必要的。采訪(fǎng)人員要求百分之百地按計(jì)劃完成每一財(cái)政年度的經(jīng)費(fèi)預(yù)算并適當(dāng)增加部分額度，如一個(gè)財(cái)政年度內(nèi)有超出預(yù)算的訂單已經(jīng)付帳但沒(méi)有到貨，可將其計(jì)入下一個(gè)年度循環(huán)的預(yù)算分配。另外，完成經(jīng)費(fèi)分配的預(yù)算指標(biāo)應(yīng)保證一定的時(shí)間間隔，使得訂貨和發(fā)貨可以通過(guò)技術(shù)服務(wù)途徑來(lái)保持一個(gè)平穩(wěn)的態(tài)勢(shì)和流程。五月一號(hào)以前所有順利正常的經(jīng)費(fèi)開(kāi)支將歸入一般文獻(xiàn)經(jīng)費(fèi)以滿(mǎn)足實(shí)際的預(yù)算額度的需求。作為采訪(fǎng)人員的一個(gè)激勵(lì)機(jī)制，可以及時(shí)完成本年度的財(cái)政預(yù)算指標(biāo)，在年度結(jié)束以前允許對(duì)未動(dòng)經(jīng)費(fèi)進(jìn)行再次分配。
通過(guò)創(chuàng)新集成的圖書(shū)館門(mén)戶(hù)系統(tǒng)，采訪(fǎng)人員可以授權(quán)查閱自己相應(yīng)學(xué)科領(lǐng)域的經(jīng)費(fèi)報(bào)表。這樣他們可以明了不同經(jīng)費(fèi)收支情況，包括已經(jīng)開(kāi)支的和未開(kāi)支的數(shù)目，以及可自由支配的經(jīng)費(fèi)結(jié)算表。每月收到的月份小結(jié)報(bào)告也可作為一個(gè)提示，使得采訪(fǎng)人員及時(shí)檢查與平衡預(yù)算經(jīng)費(fèi)，保證資源采購(gòu)順暢進(jìn)行。
應(yīng)用PBA方法可以獲得文獻(xiàn)經(jīng)費(fèi)預(yù)算的期望結(jié)果。它不僅維護(hù)了學(xué)校和圖書(shū)館的應(yīng)有聯(lián)系，策略管理上也是無(wú)懈可擊的，可以為經(jīng)費(fèi)分配提供合理的解說(shuō)和支持，并且易于實(shí)踐運(yùn)用，只需要預(yù)先給出極少的幾個(gè)確定的、容易得到的數(shù)據(jù)即可。這種PBA方法在授權(quán)進(jìn)行一個(gè)包括期刊和專(zhuān)論的院系部門(mén)經(jīng)費(fèi)預(yù)算分配的同時(shí)，不會(huì)懲罰（降低）一個(gè)更多依賴(lài)于專(zhuān)論的學(xué)科領(lǐng)域的預(yù)算分配，也不會(huì)獎(jiǎng)勵(lì)（增加）那些更多依賴(lài)于期刊的科學(xué)領(lǐng)域的預(yù)算分配。而且，應(yīng)急基金的建立容許一定的可自由支配的開(kāi)銷(xiāo)，以滿(mǎn)足預(yù)期以外的課程需求、計(jì)劃設(shè)置、委派要求、可能的空白地帶文獻(xiàn)資源建設(shè)，以及彌補(bǔ)因出版發(fā)行成本帶來(lái)的變化等等。實(shí)際上，當(dāng)預(yù)算方案無(wú)法滿(mǎn)足新的課程設(shè)置或設(shè)計(jì)規(guī)劃而產(chǎn)生的新文獻(xiàn)需求時(shí)，館長(zhǎng)還可以用自己的特權(quán)請(qǐng)求學(xué)校的行政主管單位增加對(duì)圖書(shū)館的經(jīng)費(fèi)支持額度。

結(jié)果討論
學(xué)科采訪(fǎng)人員在自己業(yè)務(wù)范圍內(nèi)應(yīng)用PBA方法工作較滿(mǎn)意，對(duì)有具體的數(shù)據(jù)可以實(shí)施操作或者與相應(yīng)院系部門(mén)協(xié)作都很滿(mǎn)足。學(xué)校行政主管和院系教職人員也不會(huì)對(duì)文獻(xiàn)經(jīng)費(fèi)預(yù)算分配方法有任何疑問(wèn)。然而，由于采訪(fǎng)人員認(rèn)知學(xué)習(xí)能力各異，需要對(duì)PBA方法進(jìn)行一個(gè)小小的改進(jìn)。例如，一般預(yù)算經(jīng)費(fèi)的限期為五月一日，可能促使采訪(fǎng)人員臨時(shí)手忙腳亂地瘋狂采購(gòu)，為技術(shù)服務(wù)部門(mén)在結(jié)束一個(gè)財(cái)政年度（8月31日）以前完成文獻(xiàn)加工制造一個(gè)不可逾越的瓶頸問(wèn)題。因此，可以將一般預(yù)算經(jīng)費(fèi)的五月一日截止期調(diào)整為三月一日，這樣就保證下一財(cái)政年度能有一個(gè)比較平穩(wěn)均勻的采購(gòu)訂單。另外，可以建立一個(gè)程序，使得在春季學(xué)期末之前完成應(yīng)急經(jīng)費(fèi)的預(yù)算指標(biāo)。在這之前，所有采訪(fǎng)人員都應(yīng)當(dāng)向文獻(xiàn)資源建設(shè)委員會(huì)提交預(yù)期訂單，以便進(jìn)行評(píng)估以及決定訂購(gòu)與否。這樣，為處理大額訂單提供了一個(gè)合理的技術(shù)途徑，也照顧到某些學(xué)科對(duì)那些出版發(fā)行量較大或者成本高昂的文獻(xiàn)的需求。
在執(zhí)行2004/2005財(cái)政年度過(guò)程當(dāng)中，作者將該圖書(shū)館的館藏策略整理成正式的文獻(xiàn)資源建設(shè)政策。它包括一個(gè)以編目號(hào)碼和館藏級(jí)別水平為指標(biāo)的各學(xué)科的綱領(lǐng)性文件，反映了每一個(gè)院系部門(mén)的課程設(shè)置和高端需求，進(jìn)一步強(qiáng)化了經(jīng)費(fèi)預(yù)算分配與能反映學(xué)校課程設(shè)置計(jì)劃的圖書(shū)館文獻(xiàn)資源建設(shè)之間的橋梁與紐帶聯(lián)系。
Adelphi大學(xué)圖書(shū)館利用不同的圖書(shū)供應(yīng)商可以提供全面服務(wù)的契機(jī)，開(kāi)始進(jìn)行一個(gè)在線(xiàn)滑移計(jì)劃。圖書(shū)供應(yīng)商為每一位采訪(fǎng)人員及相應(yīng)的每一院系部門(mén)提供詳細(xì)的訂單計(jì)劃。執(zhí)行這樣一個(gè)在線(xiàn)滑移計(jì)劃，可以方便采訪(fǎng)人員及時(shí)組織采訪(fǎng)需求，全面評(píng)估考察采訪(fǎng)資源的領(lǐng)域范圍與級(jí)別水平。盡管采訪(fǎng)人員還是繼續(xù)根據(jù)傳統(tǒng)方法（如教師推薦、課程大綱、書(shū)刊目錄、特定學(xué)科期刊的參考文獻(xiàn)、書(shū)評(píng)等）采訪(fǎng)文獻(xiàn)信息資源，這項(xiàng)在線(xiàn)滑移計(jì)劃無(wú)疑為他們進(jìn)行各院系的經(jīng)費(fèi)預(yù)算分配提供了一個(gè)更好的依據(jù)和理由。
圖書(shū)館的Manhattan, Hauppauge和Hudson Valley等幾個(gè)分部的文獻(xiàn)預(yù)算分配獨(dú)立于Garden City主校區(qū)，但是，分部這些更加靈活的預(yù)算計(jì)劃看起來(lái)似乎并不與每個(gè)院系部門(mén)固定的經(jīng)費(fèi)分配相矛盾。
在以后的每一財(cái)政年度的文獻(xiàn)預(yù)算都使用了相同的分配方法，并對(duì)過(guò)去三年來(lái)每個(gè)學(xué)院的平均文獻(xiàn)開(kāi)銷(xiāo)都與依據(jù)PBA方法確定的可能增加或者減少的撥款項(xiàng)進(jìn)行了對(duì)比分析。運(yùn)用這種方法可以消弱由于不平衡投資造成的文獻(xiàn)資源的分布不均衡所帶來(lái)的影響。下一步，對(duì)各學(xué)科文獻(xiàn)的評(píng)估與分析，將為如何使用應(yīng)急文獻(xiàn)經(jīng)費(fèi)、更好地建立一個(gè)更加均衡分布的文獻(xiàn)資源指明方向與道路。

結(jié)語(yǔ)
Adelphi大學(xué)圖書(shū)館根據(jù)PBA方法進(jìn)行文獻(xiàn)經(jīng)費(fèi)預(yù)算分配，取得了合理的效果，綜合反映了館藏文獻(xiàn)資源建設(shè)目標(biāo)與學(xué)校的辦學(xué)理念。當(dāng)確定選擇一種文獻(xiàn)預(yù)算分配方法的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)將圖書(shū)館的采訪(fǎng)活動(dòng)作為一個(gè)有機(jī)的整體來(lái)認(rèn)真對(duì)待，館藏文獻(xiàn)資源建設(shè)政策應(yīng)表明圖書(shū)館的發(fā)展目標(biāo)與計(jì)劃、采訪(fǎng)方法與訂購(gòu)程序，以及有關(guān)聯(lián)絡(luò)原則。采購(gòu)文獻(xiàn)的任何公式與方法只是一個(gè)指導(dǎo)方針，職業(yè)的判斷和學(xué)術(shù)上的探討將使得文獻(xiàn)資源建設(shè)更象一門(mén)藝術(shù)，而不僅僅是一門(mén)科學(xué)。

編譯自: Collection Building, Volume 27, Issue 1 (2008) 30–34
編譯? 萬(wàn)召侗????? 同濟(jì)大學(xué)圖書(shū)館
審校? 周? 迪????? 武漢大學(xué)圖書(shū)館

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